Règlements généraux

21 juin 2012

AMENDEMENTS : 2015-04-14 ARTICLE 24

Chapitre I – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Définitions

À moins d’une disposition expresse au contraire ou à moins que le contexte ne le veuille autrement, dans ces règlements :

  • «CVGR», « l’organisme » ou « la corporation » désignent le  Club de Voile Grande-Rivière;
  • « conseil » désigne le conseil d’administration de la corporation.

2. Interprétation

Les règlements doivent être interprétés libéralement de façon à permettre une administration saine et efficace de la corporation.

3. Objets

Les objets de la corporation sont ceux mentionnés dans son acte constitutif.

4. Lieu du siège social

Le siège social de la corporation est situé au lieu mentionné dans son acte constitutif. L’adresse du siège social de la corporation est fixée par résolution du conseil à l’intérieur des limites du lieu indiqué dans son acte constitutif. Le conseil peut, dans ces limites, changer l’adresse du siège social et donner avis de ce changement suivant les prescriptions de la loi.

5. Règlements

Le conseil peut modifier les règlements de la corporation ou en adopter de nouveaux. Ces modifications ou ces nouveaux règlements ne sont en vigueur que jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des membres et s’ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, ils cessent, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.

Nonobstant ce qui précède, une modification à l’article 60 (Pouvoir d’hypothéquer), à l’article 62 (Dissolution) ou à l’article 63 (Liquidation) ne peut entrer en vigueur que si les membres l’approuvent aux deux tiers des voix exprimées à une assemblée.

Lorsque les membres ont refusé d’approuver un règlement, un règlement semblable adopté par le conseil dans les deux années qui suivent ne peut entrer en vigueur que si les membres l’approuvent.

Chapitre II – MEMBRES

6. Catégories

Il y a quatre (4) catégories de membres : les membres actifs, les membres équipiers, les membres juniors et les membres honoraires.

7. Membre actif

Toute personne âgée d’au moins dix-huit (18) ans, toute personne morale, toute société ou toute association intéressée à promouvoir les objets de la corporation peut devenir un membre actif si elle utilise les services de quaiage ou un emplacement à sec (sous réserve du paragraphe 5.2 de la politique d’attribution des emplacements), en payant la cotisation fixée par le conseil, sous réserve du droit du conseil de refuser l’adhésion pour tout motif qu’il juge raisonnable. Dans les cas de copropriété d’un bâtiment, il ne saurait y avoir plus de deux membres actifs.

8. Membre équipier

Toute personne désirant profiter des activités organisées pour les membres peut devenir membre équipier en payant la cotisation fixée par le conseil, sous réserve du droit de conseil de refuser l’adhésion pour tout motif qu’il juge raisonnable. Lors des assemblées des membres, le membre équipier a le droit de parole mais il n’a pas le droit de vote. Il n’est pas éligible comme administrateur.

9. Membre junior

Toute personne de moins de dix-huit (18) ans intéressée à promouvoir les objets de la corporation mais qui ne veut pas bénéficier des services que la corporation pourvoie à ses membres actifs pour ce qui est du quaiage et de l’entreposage de bâtiments peut devenir membre junior en payant la cotisation fixée par le conseil, sous réserve du droit du conseil de refuser l’adhésion pour tout motif qu’il juge raisonnable. Lors des assemblées, le membre junior a le droit de parole mais il n’a pas le droit de vote. Il n’est pas éligible comme administrateur.

10. Membre honoraire

Le conseil d’administration peut nommer, à titre de membre honoraire, toute personne, toute société ou toute association. Tout membre honoraire est exempté du paiement de la cotisation. Lors des assemblées, il a droit de parole mais il n’a pas droit de vote. Il n’est pas éligible comme administrateur.

11. Cotisation

Le conseil fixe le montant de la cotisation annuelle payable par chaque catégorie de membre. Toutefois, cette décision n’est valide que si les membres l’approuvent lors d’une assemblée. Ceux-ci peuvent, à cette occasion, approuver ce montant ou en fixer un autre.La cotisation annuelle est exigible lors de la mise à l’eau des bâtiments ou à une date fixée par résolution du conseil.

La cotisation payée n’est pas remboursable en cas de suspension, expulsion ou démission du membre.

12. Consultation des livres

Tout membre peut consulter les procès-verbaux des assemblées des membres ainsi que la liste des membres.

13. Démission

Un membre peut démissionner en adressant un avis au secrétaire de la corporation.

14. Suspension ou expulsion

Le conseil peut réprimander, suspendre ou expulser tout membre qui a enfreint les règlements ou qui a nui aux intérêts de la corporation par ses activités ou sa conduite.Le conseil doit, au préalable, lui envoyer une lettre recommandée afin de l’aviser des informations suivantes : les principales fautes reprochées, la date, l’heure et l’endroit de la réunion où l’on étudiera son cas ainsi que les sanctions dont il est passible.

Lors de cette réunion, le conseil doit lui donner la parole. Qu’il y soit présent ou non, il peut exiger que le président de la réunion lise une déclaration exposant les motifs de son opposition à la sanction proposée.

Le conseil doit d’abord se prononcer sur une proposition qui énonce le reproche ainsi que les principaux faits à l’appui. Si elle est adoptée, le président ordonne au membre en cause de quitter la salle, le temps que le conseil délibère de la sanction.
Un membre peut être expulsé s’il n’a pas payé sa cotisation dans un délai de un (1) mois à compter de sa date d’exigibilité.

Chapitre III – ADMINISTRATEURS

15. Nombre d’administrateurs

La corporation est administrée par un conseil d’administration composé de douze (12) membres actifs.

16. Pouvoirs généraux des administrateurs

Les administrateurs ont le pouvoir de faire toute chose concernant le contrôle et la gestion des affaires de la corporation non contraires à la loi, à ses règlements ou aux objets mentionnés dans son acte constitutif.

17. Responsabilité des administrateurs

Un administrateur n’est pas responsable des pertes, des dépenses ou des dommages subis par la corporation alors qu’il est en fonction, sauf s’ils résultent de sa négligence grossière ou de son omission volontaire.

18. Éligibilité

Seul un membre actif peut être administrateur de la corporation. Toutefois, dans le cas d’une association, d’une société ou d’une personne morale, seul un de ses mandataires peut l’être. Un administrateur doit être âgé d’au moins dix-huit (18)ans.

19. Validité des actes

L’irrégularité de l’élection d’un administrateur n’affecte pas la validité de ses actes et décisions, ni ceux du conseil.

20. Durée du mandat

Les membres élisent les administrateurs lors de l’assemblée générale annuelle. Ces derniers sont élus pour deux ans. Les membres élisent six (6) administrateurs, incluant le Commodore et le Secrétaire, aux années paires et les six (6) autres, incluant le Vice-commodore et le Trésorier, aux années impaires.

À moins qu’ils ne démissionnent, les administrateurs sortants restent en fonction, le cas échéant, jusqu’à l’élection de leurs successeurs. Les administrateurs sortants sont toutefois rééligibles.

Cette élection se fait au vote à main levée, à moins que le vote secret ne soit demandé conformément à l’article 45 des présentes.

Lors de la première assemblée annuelle suivant l’adoption du présent règlement ou lors de la même assemblée si le présent règlement est alors adopté lors d’une assemblée annuelle, le Président de l’assemblée peut modifier la durée du mandat de certains postes d’administrateur ou autoriser l’élection de plus de six administrateurs afin de lancer le principe d’alternance évoqué ci-dessus.

21. Rémunération et indemnisation

Les administrateurs n’ont droit à aucune rémunération. Ils ont droit de se faire rembourser les déboursés raisonnables occasionnés par les affaires de la corporation, sur présentation de pièces justificatives. Ils n’ont pas le droit de se faire rembourser leurs frais de voyage pour assister aux réunions du conseil.

Tout administrateur peut être indemnisé et remboursé des frais et dépenses qu’il a subis à la suite d’une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison de choses ou faits accomplis ou permis par lui dans l’exercice de ses fonctions, excepté ceux résultant de sa négligence grossière.

22. Divulgation d’intérêts

Un administrateur doit divulguer au conseil l’intérêt financier ou d’une autre nature qu’il a, directement ou indirectement, avec l’individu, la société ou la personne morale qui transige avec la corporation ou qui désire le faire. L’administrateur en question n’a pas le droit de voter lors de l’adoption d’une résolution relative à une transaction dans laquelle il a un intérêt.

Toute divulgation d’intérêts doit être consignée au procès-verbal d’une réunion.

23. Fin du mandat

Le mandat d’un administrateur prend fin avant terme s’il ne respecte plus les conditions d’éligibilité, s’il démissionne en envoyant un avis écrit à cet effet au conseil, ou s’il est destitué.

24. Vacance au conseil

Tant qu’il y a quorum suivant l’article 52, les administrateurs en fonction peuvent agir, même s’il y a vacance au conseil.

Lorsqu’un poste de dirigeant devient vacant entre deux assemblées générales, le conseil fera diligence pour aviser l’ensemble des membres de cette vacance et solliciter des candidatures.

La liste des candidatures exprimées et le résultat du processus seront transmis à l’ensemble des membres dans les 10 jours suivant la mise en place du nouvel administrateur.

25. Destitution

La majorité des membres actifs de la corporation peut, par résolution, à une assemblée générale spéciale des membres dûment convoquée à cette fin, destituer un administrateur. L’avis de convocation de l’assemblée doit indiquer les principales fautes reprochées, la sanction dont il est passible et la possibilité pour les membres d’élire un autre administrateur pour la fin du terme si la proposition de destitution est adoptée.

L’administrateur qui est l’objet de la destitution doit être informé du lieu, du jour et de l’heure de l’assemblée dans le même délai que celui prévu pour la convocation de l’assemblée. Il peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président d’assemblée, exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution.

Chapitre IV – DIRIGEANTS

26. Élection

Chaque année paire, les membres élisent un Commodore, un Secrétaire et quatre (4) administrateurs, et chaque année impaire, ils élisent un Vice-commodore, un Trésorier et quatre (4) administrateurs. À moins qu’ils ne démissionnent, les dirigeants sortants restent en fonction jusqu’à l’élection de leurs successeurs.

27. Commodore

Le Commodore dirige, coordonne et supervise les activités de la corporation. Il veille à la bonne exécution des décisions du conseil. S’il le désire, il préside les assemblées des membres et les réunions du conseil. Il est le principal représentant de l’organisme auprès des tiers.

28. Vice-commodore

Le Vice-commodore assiste le Commodore dans ses fonctions. Il remplace le Commodore en cas d’incapacité ou d’absence de ce dernier.

29. Secrétaire

Le Secrétaire convoque les assemblées des membres et les réunions du conseil. Il dresse les procès-verbaux de ces assemblées et de ces réunions. Il prépare chaque année une liste des membres.

Il a la garde des documents de la corporation. Il les conserve au siège de la corporation ou à un endroit désigné par le conseil.

30. Trésorier

Le trésorier s’occupe de l’administration financière de la corporation. Il reçoit, au nom de la corporation, les sommes payées à la corporation. Il les dépose au nom et crédit de cette dernière dans une institution financière déterminée par le conseil ou, à défaut, qu’il détermine lui-même. Il tient une comptabilité adéquate des revenus et des dépenses ainsi que de l’actif ou du passif de l’organisme.

Il rend compte de son administration à chaque réunion du conseil. Lors de l’assemblée annuelle des membres, il présente aux membres un état des revenus et des dépenses ainsi que de l’actif ou du passif.

Il a la garde des fonds de la corporation et des livres de comptabilité. Il conserve les pièces justificatives pertinentes.

31. Gérant

Le conseil peut embaucher un gérant de la corporation. Le conseil détermine ses fonctions ainsi que sa rémunération.

Le gérant se conforme aux directives et décisions du conseil. Sur demande du conseil ou d’un administrateur dûment mandaté par le conseil, il rend compte de son travail.

En son absence, le gérant peut désigner un membre du personnel pour le remplacer dans ses fonctions.

32. Articles applicables

Les articles 19 (Validité des actes), 21 ( Rémunération et indemnisation) et 22 (Divulgation d’intérêts) s’appliquent, en faisant les adaptations nécessaires, aux dirigeants et au gérant, mais le gérant peut être rémunéré.

33. Décisions urgentes

En cas d’urgence ou pour des motifs sérieux, le Commodore ou le Vice-commodore et le Secrétaire ou le Trésorier prennent au nom du conseil les décisions qui ne sauraient être reportées à une réunion ultérieure du conseil. Toutes les activités ou décisions prises par deux dirigeants dans ces circonstances doivent être portées à l’attention du conseil à la réunion régulière du conseil qui suit les événements. Sous réserve des droits des tiers, le conseil peut modifier ou annuler les décisions prises en de telles circonstances par les deux dirigeants.

34. Articles applicables

Les articles 19 (Validité des actes), 21 (Rémunération et indemnisation) et 22 (Divulgation d’intérêts) s’appliquent aux dirigeants qui entreprennent des activités ou prennent des décisions selon les modalités de l’article précédent.

Chapitre V – ASSEMBLÉES DES MEMBRES

35. Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle des membres est tenue dans un délai de quatre (4) mois suivant la fin de l’exercice financier. Cependant, elle serait valide même si elle avait lieu après ce délai.

36. Assemblée générale spéciale

Une assemblée générale spéciale des membres peut être convoquée et tenue en tout temps et pour toutes fins dans les cas suivants :

  • sur demande du conseil, du Commodore ou de la majorité des administrateurs; ou
  • à la demande écrite d’au moins dix pour cent (10%) des membres actifs, cette demande devant être faite par écrit au secrétaire, pourvu que dans ce cas, un avis de convocation soit donné par les requérants suivant l’article 38; ou
  • à la demande d’un membre actif lorsque’à cause de vacances, le nombre des administrateurs en fonction est inférieur au quorum, pourvu que dans ce cas, un avis de convocation soit donné par le requérant suivant l’article 38.

37. Date, lieu et ordre du jour de l’assemblée

Le conseil fixe la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour d’une assemblée. Toutefois, l’ordre du jour d’une assemblée générale spéciale convoquée par un ou des membres comprend les sujets précisés dans leur requête.

Un membre actif peut, s’il est appuyé par un autre, exiger que l’ordre du jour envoyé avec l’avis de convocation comprenne un sujet particulier.

38. Avis des assemblées

Un avis écrit du jour, de l’heure, de l’endroit et de l’objet d’une assemblée de membres doit être donné à chacun de ceux dont le nom est inscrit dans le registre pertinent et qui a droit d’y assister. Cet avis est remis personnellement ou transmis par courrier ordinaire ou par courrier électronique à leur dernière adresse connue. Dans chaque cas, le délai est d’au moins dix (10) jours francs et d’au plus trente (30) jours francs avant celui de la tenue de l’assemblée. On calcule le délai à partir du premier jour qui suit la mise à la poste de l’avis et on ne compte pas le jour même de l’assemblée

L’omission involontaire de donner un avis, ou le fait qu’un membre ne l’ait pas reçu, n’invalide pas de ce fait aucune résolution passée ou aucune des procédures faites à cette assemblée, sauf dans la mesure où l’omission a causé un préjudice sérieux à un membre actif.

39. Renonciation

Un membre peut renoncer à l’avis de convocation de cette assemblée. Sa seule présence à l’assemblée équivaut à une renonciation, sauf s’il y assiste pour s’opposer à sa tenue en invoquant l’irrégularité de sa convocation.

40. Représentation

À moins qu’il ne soit une association, une société ou une personne morale, le membre ne peut pas se faire représenter par quelqu’un d’autre à une assemblée et il ne peut pas voter par procuration.

41. Quorum

Dix pour cent (10%) des membres actifs forme le quorum nécessaire pour la transaction des affaires à une assemblée des membres.

Si le quorum est atteint à l’ouverture de l’assemblée des membres, l’assemblée peut validement être tenue malgré le fait que le quorum ne soit pas maintenu en tout temps pendant le cours de l’assemblée.

42. Procédures d’assemblées

Le Commodore et le secrétaire de la corporation sont d’office président et secrétaire de toute assemblée. En cas d’absence de l’un ou de l’autre ou s’ils ne désirent pas remplir cette fonction, un président et/ou un secrétaire sont élus par l’assemblée.

Le président de l’assemblée des membres dirige les délibérations et veille au bon déroulement de l’assemblée. Il établit de façon raisonnable et impartiale la procédure selon les règles habituellement suivies lors d’assemblées délibérantes. Il décide de toute question. Ses décisions sont définitives et lient les membres sauf si elles sont renversées par vote à main levée aux deux tiers (2/3) des voix exprimées.

43. Décisions des questions

Les questions soumises à l’assemblée des membres sont décidées par vote majoritaire et en cas d’égalité des votes, la proposition est rejetée.

44. Droit de vote

Chaque membre actif présent a droit à un vote. Le président d’assemblée n’a pas droit de vote

45. Manière de voter

Un vote peut être pris à main levée à moins que le vote au scrutin secret ne soit demandé. Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée, adoptée à l’unanimité ou par une majorité spécifiée, ou rejetée, et consignée au procès-verbal de l’assemblée, il s’agit là d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des votes enregistrés.

Un membre peut demander que le vote soit pris au scrutin secret (avant ou immédiatement après la déclaration du résultat du vote à main levée). Chaque membre remet aux scrutateurs nommés par le président de l’assemblée, un bulletin de vote numéroté sur lequel il inscrit le sens dans lequel il exerce son vote.

46. Ajournement

Les membres peuvent ajourner une assemblée. La reprise de l’assemblée ajournée a lieu au jour, à l’endroit et à l’heure déterminés par ses membres, et ce, sans autre avis si le quorum requis est atteint.

Chapitre VI – RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

47. Réunion

Toute réunion du conseil est convoquée à la demande du Commodore ou du secrétaire ou sur demande écrite d’un administrateur dûment appuyé par un autre.

48. Avis de convocation

Sous réserve de l’article 53, un avis de convocation est suffisant s’il indique le jour, l’heure et l’endroit de la réunion et s’il est donné à chaque administrateur, verbalement ou par écrit, au moins deux (2) jours avant la réunion. L’avis est donné par le secrétaire.

49. Renonciation à l’avis

Un administrateur peut renoncer à l’avis de convocation. Sa seule présence à la réunion équivaut à une renonciation, sauf s’il y assiste pour s’opposer à sa tenue en invoquant l’irrégularité de sa convocation.

50. Réunion par téléphone, internet ou autre

Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, tenir une réunion par tous moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment par téléphone ou internet.

51. Représentation

L’administrateur ne peut pas se faire représenter par quelqu’un d’autre à une réunion.

52. Quorum

Quatre (4) administrateurs constituent le quorum à une réunion du conseil.

Advenant la perte du quorum au cours de la réunion, le président suspend et clôt la réunion.

53. Réunion après l’assemblée annuelle

Lors de la suspension de l’assemblée annuelle des membres ou immédiatement après celle-ci, le nouveau conseil peut tenir une réunion même en l’absence d’avis de convocation.

54. Président et secrétaire

Le Commodore et le secrétaire sont d’office respectivement président et secrétaire de la réunion. En cas d’absence de l’un ou l’autre, les membres élisent un administrateur pour occuper le poste.

55. Procédure

Le président de la réunion veille à son bon déroulement. Il a tous les pouvoirs nécessaires à cette fin. Il soumet au conseil les propositions sur lesquelles un vote doit être pris et d’une façon générale, établit la procédure de façon raisonnable et impartiale selon les règles habituellement suivies lors d’assemblées délibérantes. Toute décision du président est finale à moins qu’un administrateur, appuyé par un autre, en propose l’annulation.

56. Vote

Chaque administrateur présent a droit à un vote. Toute décision est prise à la majorité des voix exprimées. Le président de la réunion ne vote qu’en cas d’égalité des voix. L’administrateur ne peut pas voter par procuration.

57. Ajournement

Les administrateurs peuvent ajourner une réunion. La reprise de la réunion ajournée a lieu au jour, à l’endroit et à l’heure déterminés par les administrateurs, et ce, sans autre avis si le quorum requis est atteint.

Chapitre VII – DISPOSITIONS FINANCIÈRES

58. Année financière

L’exercice financier de la corporation débute le premier (1er) décembre de chaque année et se termine le trente (30) novembre.

59. Chèques et contrats

Le conseil désigne les administrateurs qui peuvent, conformément aux décisions du conseil d’administration ou dans le cours ordinaire de l’administration de la corporation, signer les effets de commerce ou les contrats au nom de l’organisme. Chaque document requiert la signature de deux personnes, à moins que le conseil n’en décide autrement.

Le conseil peut, de façon particulière ou générale, autoriser d’autres personnes à signer au nom de la corporation.

60. Pouvoir d’hypothéquer

Le conseil ne peut emprunter de l’argent ni donner en garantie, par hypothèque ou autrement, les biens mobiliers ou immobiliers de la corporation que si sa décision est approuvée par les deux tiers des voix exprimées à une assemblée générale des membres.

61. Expert comptable

Les membres désignent un expert comptable lors de chaque assemblée annuelle.

Chapitre VIII – FIN DE LA CORPORATION

62. Dissolution

La corporation ne peut être dissoute qu’avec l’approbation d’au moins les deux tiers des voix exprimées à une assemblée générale spéciale des membres.

63. Liquidation

En cas de liquidation de la corporation, tous les biens restants, après paiement des dettes, sont remis à une association poursuivant des fins semblables.

ADOPTÉ par les administrateurs le 12 décembre 1998.