Description de tâches

Voici la description des tâches des différents postes au conseil d’administration du club.

Commodore

Le Commodore dirige, coordonne et supervise les activités du CVGR. Il veille à la bonne exécution des décisions du conseil. S’il le désire, il préside les assemblées des membres et les réunions du conseil. Il est le principal représentant de l’organisme auprès des tiers.

Le commodore a les responsabilités suivantes :

  • Présider les réunions du conseil d’administration et les assemblées générales des membres;
  • Veiller à ce que les règlements du CVGR soient observés et voir à prendre les mesures nécessaires pour les faire observer;
  • Signer les procès-verbaux dûment adoptés par le conseil d’administration du CVGR ou les assemblées générales;
  • Voir à la supervision du gérant du CVGR;
  • Désigner en sous-comité le traitement de dossiers et assigne les membres du comité;
  • Assurer une présence lors des évènements du CVGR.

Vice-Commodore

Le Vice-commodore assiste le Commodore dans ses fonctions. Il remplace le Commodore en cas d’incapacité, d’absence ou sur demande de ce dernier et exercer tous les pouvoirs du commodore.

  • Participer aux réunions du CA du CVGR à titre d’administrateur;
  • Voir aux échéanciers et bien livrables des comités du Conseil;
  • Assurer, autant que possible, une présence lors des évènements du CVGR.

Secrétaire

Le Secrétaire fait partie du bureau de direction. Ses fonctions principales sont de garder les documents du club; convoquer les assemblées et d’en rédiger les procès-verbaux. Plus spécifiquement :

  • Il a la garde des documents de la corporation. Il les conserve au siège de la corporation ou à un endroit désigné par le conseil;
  • Il convoque les assemblées générales annuelles et spéciales des membres selon les règlements généraux et selon les instructions du conseil d’administration. Il rédige les avis de convocation et y inclus l’ordre du jour et le procès-verbal de la réunion précédente. Il voit à ce que cette documentation soit expédiée ou rendue accessible aux membres dans les délais établis dans les règlements généraux du Club. Il rédige les procès-verbaux des assemblées générales et lorsqu’ils sont entérinés, il voit à ce qu’ils soient affichés sur le site Web du Club;
  • Il convoque les réunions du Conseil d’Administration, selon les règles établies dans les règlements généraux. En collaboration avec le commodore il dresse l’ordre du jour et rédige les procès-verbaux des réunions. Lorsque ces derniers sont entérinés, il voit à ce qu’ils soient affichés sur le site Web du Club;
  • Lorsqu’il est dans l’impossibilité d’assister à une assemblée, il doit se faire remplacer par un autre membre du conseil d’administration.

Trésorier

Le trésorier s’occupe de l’administration financière de la corporation. Il reçoit, au nom de la corporation, les sommes payées à la corporation. Il tient une comptabilité adéquate des revenus et des dépenses ainsi que de l’actif ou du passif de l’organisme.

Il rend compte de son administration à chaque réunion du conseil (soumettre les documents 2 jours à l’avance). Lors de l’assemblée annuelle des membres, il présente aux membres un état des revenus et des dépenses ainsi que de l’actif ou du passif.

Il a la garde des fonds de la corporation et des livres de comptabilité. Il conserve les pièces justificatives pertinentes.

  • Participer aux réunions du CA du CVGR à titre d’administrateur;
  • Voir à ce qu’une comptabilité adaptée aux besoins de la Corporation, tel que prescrit parle conseil d’administration, soit tenue à jour;
  • Voir à ce que tous les documents financiers de la Corporation, tels que comptes, factures,reçus, chèques, etc. soient en ordre au siège social;
  • Voir à ce que les sommes dues à la Corporation soient perçues;
  • Voir à ce que le dépôt à la banque des sommes perçues par la Corporation soit effectuéhebdomadairement lors de la saison de voile (mai au 1er novembre);
  • Voir à ce que les salaires et les comptes soient payés lorsqu’ils sont dus;
  • Signer avec le Commodore ou toute autre personne autorisée par le conseild’administration, les chèques, traites, billets à ordre, billets de change, mandats ou autres effets négociables; en l’absence du trésorier, le Commodore signe les effets ci haut avec toute autre personne autorisée par le conseil d’administration;
  • Assurer une présence lors de l’assemblée générale CVGR.

Administrateur

  • Assister aux réunions mensuelles du conseil d’administration, ainsi qu’aux réunions spéciales et participer aux décisions ;
  • Participer, selon ses intérêts, dans un comité visant à faire avancer la mise en œuvre du plan stratégique ;
  • Participer à la gestion des dossiers assignés par le Commodore.